Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

UrbanGround GmbH
Musterstraße 42
10115 Berlin, Germany
E-Mail: datenschutz@urbanground.de

2. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@urbanground.de.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten — Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Firmenname, Rolle
• Inseratsdaten — Objektadresse, Mietpreis, Zimmeranzahl, Auswahlkriterien
• Bewerberdaten — Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Haushaltsgröße, Einkommensindikatoren, Haustierbesitz, Einzugsdatum, Screening-Ergebnisse
• Zahlungsdaten — Rechnungsadresse, Zahlungsmethode (Karte/SEPA/Klarna), Stripe-Kunden- und Zahlungs-IDs (vollständige Zahlungsdetails werden ausschließlich von Stripe verarbeitet)
• Nutzungsdaten — Anrufzähler, Screening-Anzahl, Besichtigungsbuchungen, Funktionsnutzungsstatistiken
• Technische Daten — IP-Adresse (nach 14 Tagen pseudonymisiert), Browsertyp (normalisiert), Gerätekategorie, Sitzungskennungen

4. Verarbeitungstätigkeiten

4.1 Kontoregistrierung & Authentifizierung

Wir verarbeiten Ihre Kontodaten zur Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos, zur Identitätsverifizierung und zur Bereitstellung des Plattformzugangs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung

Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre für steuerlich relevante Daten nach HGB/AO)

4.2 Inseratsverwaltung

Wir verarbeiten Objekt- und Inseratsdaten zur Bereitstellung des KI-gestützten Lead-Screening-Dienstes gemäß Ihrem Abonnement.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung

Speicherdauer: Dauer des aktiven Inserats zuzüglich 90 Tage

4.3 KI-gestütztes Lead-Screening (Clara)

Clara, unsere KI-Vermietungsassistentin, führt automatisierte Telefongespräche mit Mietinteressenten durch, um diese anhand Ihrer definierten Kriterien zu prüfen und zu qualifizieren. Clara holt vor jedem Screening die DSGVO-Einwilligung des Bewerbers ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Eigentümer) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung des Bewerbers)

Speicherdauer: 90 Tage nach Abschluss des Screenings, konfigurierbar pro Mandant

4.4 Besichtigungstermine

Wir verarbeiten Bewerber- und Kalenderdaten zur Terminvereinbarung für Besichtigungen, zum Versand von Bestätigungen und Erinnerungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung

Speicherdauer: 90 Tage nach dem Besichtigungstermin

4.5 Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden ausschließlich über Stripe, Inc. abgewickelt. Wir speichern nur die Zahlungsmethode, Transaktionsreferenzen und den Abrechnungsstatus — niemals vollständige Kartennummern oder Bankverbindungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung

Speicherdauer: 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen (AO §147)

4.6 E-Mail- & SMS-Benachrichtigungen

Wir versenden transaktionale Benachrichtigungen (Besichtigungsbestätigungen, Erinnerungen, Screening-Ergebnisse) über SendGrid (E-Mail) und Twilio (SMS). Es handelt sich um Service-Kommunikation, nicht um Werbung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung

4.7 KI/LLM-Verarbeitung

Bewerbergespräche werden durch Large Language Models (Anthropic Claude) verarbeitet, um Screening-Antworten zu generieren. Personenbezogene Daten werden vor der Übermittlung an den LLM-Anbieter pseudonymisiert.

Schutzmaßnahmen: Alle personenbezogenen Informationen (Namen, Telefonnummern, Adressen) werden vor der LLM-Verarbeitung durch anonymisierte Kennungen ersetzt. Die Wiederherstellung personenbezogener Daten erfolgt erst in der finalen Antwort an den Bewerber. Soweit verfügbar werden EU-Endpunkte des LLM-Anbieters verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (effizientes, konsistentes Lead-Screening)

5. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten an folgende Dienstleister weiter, die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten:

6. Internationale Datenübermittlungen

Die gesamte primäre Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU (Google Cloud Frankfurt, europe-west3). Soweit Auftragsverarbeiter außerhalb der EU ansässig sind (Retell AI, USA), werden Datenübermittlungen durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15) — Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und eine Kopie dieser Daten erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16) — Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17) — Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18) — Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Sie können verlangen, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21) — Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@urbanground.de

8. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Unsere zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Claras Screening-Prozess unterstützt Immobilieneigentümer bei der Bewertung von Mietinteressenten anhand objektiver, vordefinierter Kriterien (Haushaltsgröße, Einkommensverhältnis, Einzugsdatum, Haustierregelung). Es handelt sich um ein Entscheidungsunterstützungstool — der Eigentümer trifft die endgültige Entscheidung, ob ein Bewerber zur Besichtigung eingeladen wird. Es werden keine rechtsverbindlichen Entscheidungen über Bewerber ausschließlich durch automatisierte Verfahren getroffen.

10. Cookies & Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies. Wir nutzen Usercentrics als Consent-Management-Plattform (CMP) zur Erfassung und Verwaltung Ihrer Cookie-Präferenzen in Übereinstimmung mit § 25 TTDSG und der DSGVO.

Technisch notwendige Cookies (Authentifizierung, Sprachpräferenz, Einwilligungsstatus) werden ohne Einwilligung gesetzt, da sie für die Funktionsfähigkeit der Website erforderlich sind. Alle anderen Cookies erfordern Ihre ausdrückliche Einwilligung vor dem Setzen.

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir PostHog (EU Cloud, gehostet in Frankfurt) für Produktanalytik einschließlich Seitenaufrufe, Feature-Nutzung und Sitzungsaufzeichnungen. PostHog wird erst nach Ihrer Einwilligung über Usercentrics geladen. Die IP-Adresserfassung ist clientseitig deaktiviert, alle Formulareingaben sind in Sitzungsaufzeichnungen maskiert und Personenprofile werden nur für authentifizierte Nutzer erstellt. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern, indem Sie auf ‚Cookie-Einstellungen' in der Fußzeile klicken oder die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers aufrufen.